iEnno – ein Macianer auf seinem Spielplatz

21. November 2012

Evernote vs. Things vs. Reminders vs. Kalender

Robert hat mich durch einen Kommentar und einen Blogbeitrag dazu inspiriert etwas über Apps für die Selbstorganisation zu schreiben. Viel zu oft wird über so geniale Apps wie Things geschmipft. Alles wäre nur Frickelei und durch Sammeln von Aufgaben würden sie sich noch lange nicht erledigen. Nicht, dass ich der Aussage nicht zustimme, allerdings liegt das Problem weniger bei den Apps, als viel mehr beim Benutzer. Bevor du anfängst, die App deiner Wahl mit Aufgaben zu füllen, solltest du wissen, was du damit erreichen willst. The right Tool for the right Job!

Todo ist nicht gleich Todo

Im Folgenden unterscheide ich – angelehnt an Michael Schecter – 4 Typen von Todos:

• Notizen
• Erinnerungen
• Aufgaben
• Termine

Die Grenzen sind hier mitunter fließend, keine Frage. Und das ist auch der Grund, an dem der ein oder andere Benutzer verzweifeln könnte. Nicht jedes Todo macht in jeder App Sinn. Ein Termin beispielsweise schreibt sich besser in einen Kalender, als in eine Todo-Liste, einfach aufgrund seiner Natur.

Um zu verdeutlichen, was ich meine, gehe ich auf jede einzelne Art von Todo separat ein.

Notizen

Notizen sind sehr generisch. So gesehen könnten sowohl Erinnerungen und Aufgaben als auch Termine Unterarten von Notizen sein. Entsprechend gibt es vermutlich viele Benutzer, die in einem Notiztool wie Evernote auch alles festhalten. Eine Idee für die neue Wohnung, eine nützliche Webseite, die Einkaufliste für die Einweihungsfete, etc.

Evernote

Das kann funktionieren, solang sich die Komplexität in einem überschaubaren Rahmen hält, man selbst den Überblick nicht verliert und weiß was man tut. Evernote bietet glücklicherweise verschachtelte Notizbücher, die bei der Organisation eine große Stütze sind.

Trotzdem bleibt Evernote für mich nur ein Tool zur Notizverwaltung. Geschenkideen, inspirierende Webdesigns, wichtige Studieninformationen etc. Soetwas landet in Evernote.

Mangels Alarmfunktion eignet sich Evernote nicht für Termine oder Erinnerungen. Für einfache Todo-Listen bietet Evernote zwar Checkboxen an, das ist aber nicht mehr als ein unschöner Workaround. Darum: Notizen → Evernote.

Evernote ist übrigens auch ein schönes Tool, wenn du den Switch von analogen zu digitalem Paper machen möchtest. Alle Bilder, die du hochlädst werden durch eine Schrifterkennung gejagt und sind anschließend durchsuchbar. Generell gefällt mir Evernote immer besser, vor allem in der neuen 5er Version. Aber zurück zum Thema.

Erinnerungen

Wenn ich meinen Arbeitsplatz verlasse, Blumen kaufen nicht vergessen. Oma nach dem Mittagessen anrufen und zum Geburtstag gratulieren. XYZ eine Mail schreiben, sobald ich Dokument ABC fertiggestellt habe. Das alles sind Erinnerungen. Todos, die an einen Ort, eine Zeit oder eine Bedingung gebunden sind.

In meinem Alltag tauchen davon nicht allzu viele auf. Wenn ich mal etwas Zutreffendes habe, dann nutze ich dafür Apples Reminder-App (also auf Deutsch: Erinnerungen).

Reminder

Ich verwende Reminders vor allem um Anrufe nicht zu verschwitzen und um mit meiner Freundin überall Zugriff auf eine aktuelle Einkaufsliste zu haben. Durch den Cloud-Sync ist das der Anwendungsfall überhaupt. Auch wenn es in diesem Fall nur bedingt etwas mit Erinnerungen zu tun hat. Viel mehr ist eine Einkaufsliste ein Sammelsorium von kleinen Aufgaben, oder?

Aufgaben

Wie bereits erwähnt sind die Grenzen fließend. Eine Erinnerung kann eine Aufgabe sein, eine Notiz kann Aufgaben beinhalten. Auch ein Termin ist letztenendes eine zeitlich fixierte Aufgabe. Der Begriff ist nicht besonders präzise.

Für mich sind Aufgaben abzuarbeitende Punkte, die mir sowohl privat als auch beruflich begegnen. Wichtig dabei ist, dass es sich um klar definierbare Prozesse handelt, die ich abhaken kann. Redesign von Webseite XY ist z.B. nichts, was für mich darunter fällt. Eher Bad putzen oder Bug XYZ beheben.

Things

Zur Verwaltung verwende ich Things. Es bietet für mich den richtigen Mix aus Einfachheit und Komplexität. OmniFocus ist mächtiger, mir aber zu fett. Wunderlist dagegen kann meiner Meinung nach nicht genug. Ich benötige

• einen Eingang, um Aufgaben zu sammeln und – sobald etwas Zeit ist – für einen bestimmten Tag zu planen,
• eine Heute-Liste, damit – oh Wunder – ich weiß, was ich heute noch erledigen muss,
• eine Projektverwaltung, um Todos in unterschiedliche Kontexte zu trennen (auf Arbeit interessiert mich nicht, was ich für mein Studium erledigen muss),
• Start- und Fälligkeitsdatum (ist nicht zwingend dasselbe!) und
• wiederkehrende Aufgaben (z.B. Backups anfertigen).

Things gibt mir all das in einem schlichten Interface mit schön viel Shortcuts an die Hand. Allerdings sollte bei der großen Auswahl an Todo-Apps, die um unsere Gunst buhlen, für jeden der passende Aufgabenverwalter dabei sein.

Termine

Und schon wieder sind wir bei Überschneidungen. Die Abgabe eines Belegs für das Studium ist sowohl eine Aufgabe, hat aber auch ein festes Fälligkeitsdatum ist somit eindeutig ein Termin. Wohin also damit?

Meine Praxis: sowohl in die Aufgabenverwaltung als auch in den Kalender/iCal. Durch einen Eintrag im Kalender wird verhindert, dass ich für die Feier am Abend vorher zusage. Andernfalls müsste ich vor jedem Terminabgleich erstmal in Things schauen, welche Aufgaben ich für diesen Tag geplant habe. In Things plane ich für den heutigen, maximal für den morgigen Tag. Im Kalender findet auch die längerfristige Planung statt.

Kalender

Terminplanung fällt also wieder in einen anderen Zuständigkeitsbereich. Ein weiteres Tool also.

Fazit: finde heraus, wie du am besten klar kommst!

Auch wenn es vielleicht ein wenig ernüchternd klingt: nicht jeder arbeitet gleich.

Es ist wichtig für dich herauszufinden, welche Arten von Todos bei dir anfallen. Marco Arment entwickelt Instapaper und hat z.B. kein Aufgabenverwaltungstool, weil sein Workflow recht linear ist. Er hält verschiedene Features als Notizen fest und arbeitet diese nacheinander ab. Vielleicht fallen bei dir auch wenige Arbeiten an, die ein Vorgehen wie das meine rechtfertigen.

Auch das Pflegen eines Kalenders macht bei Leuten mit gutem terminlichen Gedächtnis absolut keinen Sinn. Würde nur Mehraufwand erzeugen. Gleiches gilt für Erinnerungen.

Mein Gedächtnis skaliert allerdings nicht besonders gut 😉 Darum bin ich froh, dass mir die digitale Welt Werkzeuge an die Hand gibt, mit denen ich meinen Alltag besser managen kann. Ohne sich auf mein iPhone synchronisiernede Einträge in Things, Evernote, Reminders und meinen Kalender wäre ich hin und wieder ziemlich aufgeschmissen.

Nichtsdestotrotz bin ich immer neugierig auf fremde Workflows. Was benutzt du wofür? Pflegst du eine Unterteilung, wie ich sie geschildert habe? Bist du lieber ein Fan von einem Tool, das alles kann? Oder benutzt diesen ganzen neumodischen Kram überhaupt nicht? 😉