21. November 2012

Evernote vs. Things vs. Reminders vs. Kalender

Evernote Icon

Robert hat mich durch einen Kommentar und einen Blogbeitrag dazu inspiriert etwas über Apps für die Selbstorganisation zu schreiben. Viel zu oft wird über so geniale Apps wie Things geschmipft. Alles wäre nur Frickelei und durch Sammeln von Aufgaben würden sie sich noch lange nicht erledigen. Nicht, dass ich der Aussage nicht zustimme, allerdings liegt das Problem weniger bei den Apps, als viel mehr beim Benutzer. Bevor du anfängst, die App deiner Wahl mit Aufgaben zu füllen, solltest du wissen, was du damit erreichen willst. The right Tool for the right Job!

Todo ist nicht gleich Todo

Im Folgenden unterscheide ich – angelehnt an Michael Schecter – 4 Typen von Todos:

  • Notizen
  • Erinnerungen
  • Aufgaben
  • Termine

Die Grenzen sind hier mitunter fließend, keine Frage. Und das ist auch der Grund, an dem der ein oder andere Benutzer verzweifeln könnte. Nicht jedes Todo macht in jeder App Sinn. Ein Termin beispielsweise schreibt sich besser in einen Kalender, als in eine Todo-Liste, einfach aufgrund seiner Natur.

Um zu verdeutlichen, was ich meine, gehe ich auf jede einzelne Art von Todo separat ein.

Notizen

Notizen sind sehr generisch. So gesehen könnten sowohl Erinnerungen und Aufgaben als auch Termine Unterarten von Notizen sein. Entsprechend gibt es vermutlich viele Benutzer, die in einem Notiztool wie Evernote auch alles festhalten. Eine Idee für die neue Wohnung, eine nützliche Webseite, die Einkaufliste für die Einweihungsfete, etc.

Evernote

Evernote

Das kann funktionieren, solang sich die Komplexität in einem überschaubaren Rahmen hält, man selbst den Überblick nicht verliert und weiß was man tut. Evernote bietet glücklicherweise verschachtelte Notizbücher, die bei der Organisation eine große Stütze sind.

Trotzdem bleibt Evernote für mich nur ein Tool zur Notizverwaltung. Geschenkideen, inspirierende Webdesigns, wichtige Studieninformationen etc. Soetwas landet in Evernote.

Mangels Alarmfunktion eignet sich Evernote nicht für Termine oder Erinnerungen. Für einfache Todo-Listen bietet Evernote zwar Checkboxen an, das ist aber nicht mehr als ein unschöner Workaround. Darum: Notizen → Evernote.

Evernote ist übrigens auch ein schönes Tool, wenn du den Switch von analogen zu digitalem Paper machen möchtest. Alle Bilder, die du hochlädst werden durch eine Schrifterkennung gejagt und sind anschließend durchsuchbar. Generell gefällt mir Evernote immer besser, vor allem in der neuen 5er Version. Aber zurück zum Thema.

Erinnerungen

Wenn ich meinen Arbeitsplatz verlasse, Blumen kaufen nicht vergessen. Oma nach dem Mittagessen anrufen und zum Geburtstag gratulieren. XYZ eine Mail schreiben, sobald ich Dokument ABC fertiggestellt habe. Das alles sind Erinnerungen. Todos, die an einen Ort, eine Zeit oder eine Bedingung gebunden sind.

In meinem Alltag tauchen davon nicht allzu viele auf. Wenn ich mal etwas Zutreffendes habe, dann nutze ich dafür Apples Reminder-App (also auf Deutsch: Erinnerungen).

Reminder

Reminder

Ich verwende Reminders vor allem um Anrufe nicht zu verschwitzen und um mit meiner Freundin überall Zugriff auf eine aktuelle Einkaufsliste zu haben. Durch den Cloud-Sync ist das der Anwendungsfall überhaupt. Auch wenn es in diesem Fall nur bedingt etwas mit Erinnerungen zu tun hat. Viel mehr ist eine Einkaufsliste ein Sammelsorium von kleinen Aufgaben, oder?

Aufgaben

Wie bereits erwähnt sind die Grenzen fließend. Eine Erinnerung kann eine Aufgabe sein, eine Notiz kann Aufgaben beinhalten. Auch ein Termin ist letztenendes eine zeitlich fixierte Aufgabe. Der Begriff ist nicht besonders präzise.

Für mich sind Aufgaben abzuarbeitende Punkte, die mir sowohl privat als auch beruflich begegnen. Wichtig dabei ist, dass es sich um klar definierbare Prozesse handelt, die ich abhaken kann. Redesign von Webseite XY ist z.B. nichts, was für mich darunter fällt. Eher Bad putzen oder Bug XYZ beheben.

Things

Things

Zur Verwaltung verwende ich Things. Es bietet für mich den richtigen Mix aus Einfachheit und Komplexität. OmniFocus ist mächtiger, mir aber zu fett. Wunderlist dagegen kann meiner Meinung nach nicht genug. Ich benötige

  • einen Eingang, um Aufgaben zu sammeln und – sobald etwas Zeit ist – für einen bestimmten Tag zu planen,
  • eine Heute-Liste, damit – oh Wunder – ich weiß, was ich heute noch erledigen muss,
  • eine Projektverwaltung, um Todos in unterschiedliche Kontexte zu trennen (auf Arbeit interessiert mich nicht, was ich für mein Studium erledigen muss),
  • Start- und Fälligkeitsdatum (ist nicht zwingend dasselbe!) und
  • wiederkehrende Aufgaben (z.B. Backups anfertigen).

Things gibt mir all das in einem schlichten Interface mit schön viel Shortcuts an die Hand. Allerdings sollte bei der großen Auswahl an Todo-Apps, die um unsere Gunst buhlen, für jeden der passende Aufgabenverwalter dabei sein.

Termine

Und schon wieder sind wir bei Überschneidungen. Die Abgabe eines Belegs für das Studium ist sowohl eine Aufgabe, hat aber auch ein festes Fälligkeitsdatum ist somit eindeutig ein Termin. Wohin also damit?

Meine Praxis: sowohl in die Aufgabenverwaltung als auch in den Kalender/iCal. Durch einen Eintrag im Kalender wird verhindert, dass ich für die Feier am Abend vorher zusage. Andernfalls müsste ich vor jedem Terminabgleich erstmal in Things schauen, welche Aufgaben ich für diesen Tag geplant habe. In Things plane ich für den heutigen, maximal für den morgigen Tag. Im Kalender findet auch die längerfristige Planung statt.

Kalender

Kalender

Terminplanung fällt also wieder in einen anderen Zuständigkeitsbereich. Ein weiteres Tool also.

Fazit: finde heraus, wie du am besten klar kommst!

Auch wenn es vielleicht ein wenig ernüchternd klingt: nicht jeder arbeitet gleich.

Es ist wichtig für dich herauszufinden, welche Arten von Todos bei dir anfallen. Marco Arment entwickelt Instapaper und hat z.B. kein Aufgabenverwaltungstool, weil sein Workflow recht linear ist. Er hält verschiedene Features als Notizen fest und arbeitet diese nacheinander ab. Vielleicht fallen bei dir auch wenige Arbeiten an, die ein Vorgehen wie das meine rechtfertigen.

Auch das Pflegen eines Kalenders macht bei Leuten mit gutem terminlichen Gedächtnis absolut keinen Sinn. Würde nur Mehraufwand erzeugen. Gleiches gilt für Erinnerungen.

Mein Gedächtnis skaliert allerdings nicht besonders gut 😉 Darum bin ich froh, dass mir die digitale Welt Werkzeuge an die Hand gibt, mit denen ich meinen Alltag besser managen kann. Ohne sich auf mein iPhone synchronisiernede Einträge in Things, Evernote, Reminders und meinen Kalender wäre ich hin und wieder ziemlich aufgeschmissen.

Nichtsdestotrotz bin ich immer neugierig auf fremde Workflows. Was benutzt du wofür? Pflegst du eine Unterteilung, wie ich sie geschildert habe? Bist du lieber ein Fan von einem Tool, das alles kann? Oder benutzt diesen ganzen neumodischen Kram überhaupt nicht? 😉

Dir gefällt, was du liest?
Sehr schön ;) Erzähl es doch weiter!

21 Kommentare

Robert Lender:

21.11.2012 23:22

Danke für den Artikel. Freut mich, dass ich dir Anregung war :)

Ich gebe dir recht, DAS eine Tool hätte ich auch noch nicht gefunden. Deine Aufteilung kommt mir sehr sinnig vor. Allein Thing schien mir ein wenig übertrieben für meine Ideen, aber ich glaube ich bin da ein wenig falsch herangegangen.

Die kleine alltägliche Erinnerung gehört auch für mich eher in die „Erinnerung“ von OSX/iOS und Thing ist für das strukturierte Sammeln von Ideen und Aufgaben, die sich in Teilaufgaben zerlegen lassen oder müssen.

Ich werde darüber noch ein wenig grübeln und dann ev. meinen eigenen Artikel dazu schreiben.

Enno:

22.11.2012 11:10

Ich bin auf deine Ausführungen gespannt :)

Tom:

02.12.2012 14:24

Wieder ein interessanter Artikel. Evernote, Reminder und iCal nutze ich ähnlich wie im Artikel beschrieben.

Dazu kommt noch Clear für einfache Dinge, die innerhalb ein paar Stunden erledigt werden, aber die ich sonst sofort wieder vergesse.

Things hab ich zwar auf dem Rechner und iPhone aber mangels Anwendungsmöglichkeiten noch nie benutzt.

Enno:

02.12.2012 14:26

Danke für das Lob :)

Clear finde ich auch sehr interessant und würde ich sicher auch verwenden, wenn ich für Todos nicht bereits ausreichend ausgestattet wäre. Finde die schlichten Apps sehr cool.

Meine Top 10 iOS Apps | iEnno:

11.12.2012 17:05

[…] hatte in meinem eher theoretischen Vergleich von Evernote, Things, Reminders und Kalender ja schon über meinen Einsatzzweck dafür gesprochen: cloud-basierte Einkaufsliste für meinen […]

achisto:

24.12.2012 18:18

Klingt denke ich komplizierter, als es eigentlich ist – wobei es sehr auf OSx fixiert ist, für andere Systeme ist es mitunter recht schwer, Alternativen mit gleichem Umfang zu finden.

Ich muss dabei nämlich gestehen, dass bei mir das ganze Gedöns noch analog läuft – sozusagen systemunabhängig. Kalender mit Notizbuch hinten drinnen, Erinnerungen benötige ich nicht, weil ich schon fast zu oft einen Blick dort hinein werfe und gucke, was heute, die nächsten Tage, Wochen, so ansteht. Der Nachteil ist aber: wenn weg dann weg, nichts mit Backup in der Cloud und eigentlich könnte man ja auch sein Smartphone nutzen.

Doch auch das ist mir irgendwie nichts, denn ein Sync zwischen iOS und Windows ist…mühsam, egal wie man es dreht. Kalender laufen bei mir über Google und schon das mit iOS zu syncen ist spannend. Darüber hinaus verwende ich als Mail-Client Outlook, nächste Hürde. Wunderlist ist da bei TODOs so etwas, das auf allen System läuft. Laufen würde. Wenn es denn läuft, was es ja leider nicht so oft tut.

So bin ich momentan noch mit Zettel und Stift unterwegs, steige aber für Erinnerungen zum Beispiel langsam auf die iOS-eigene Benachrichtigungsapp um, Kalender wird schon parallel eingetragen in Gmail und meinen Moleskine, und für Notizen bin ich gerade mit iAWriter für iOS und auf Windows ResophNotes am Probieren, wie gut ich damit klar komme. Der Vorteil ist hier: alles läuft über die Dropbox, das ist dann wirklich systemunabhängig und da die Speicherung in Form von *.txt-Dateien geschieht auch kein Problem mit syncen.

Irgendwie denke ich, über die Feiertage schreibe ich das alles auch mal irgendwie auf. Denn dieses ganze Thema ist schon sehr nervig: Kalender synchronisieren zwischen den Systemen iOS, GoogleCal und Windows. Kontakte synchronisieren, wieder zwischen iOS, Google und Windows respektive Outlook. ToDos. Notizen. Aufgaben. Erinnerungen. All dieser Krempel. Denn ich will ja auch auf dem Desktop Erinnerungen erhalten zum Beispiel. Andererseits: der iPod liegt eh ständig neben mir, wenn ich erinnert werde dann darüber und auch, wenn ich eigentlich am PC sitze!

Komplexes Ding das Ganze und eigentlich ist doch die Frage: wie groß muss der Aufwand sein, dass man irgendwann sagt „schei** doch drauf, das mache ich jetzt wieder analog“. Denn spätestens wenn mehr Zeit für das pflegen der Synchronisation, Updates etc drauf geht als dann zum Erledigen der ToDos bleibt, läuft nicht nur ein bisschen was falsch 😉

Enno:

26.12.2012 16:48

Klingt das kompliziert, ja? Vielleicht für einen außenstehenden, ich finde es recht intuitiv xD

Dass du das ganze mit Stift und Papier machst ist doch vollkommen ok. Wenn es für dich besser funktioniert, macht alles andere kein Sinn. Ich weiß einfach, dass es für mich nichts wäre:

  • Meine Handschrift kann ich kaum selbst lesen
  • Digitalisierung bzw. Synchronisierung auf alle Geräte
  • Jederzeit griffbereit? Abends vorm Einschlafen? Beim Trinken mit Freunden?

Das sind allesamt Punkte, die ich nie auf die Reihe kriegen würde.

Auch die Tatsache, dass du ständig nachschaust, was noch ansteht, wäre nix für mich. Ich schaue zwar auch mehrmals täglich auf meine Task-Liste, allerdings weiß ich durch Erinnerungen mit Push, dass ich nichts vergesse. Halt ausgelagerte Hirnressourcen, die ich für anderen, sinnlosen Kram verwenden kann. Du musst darauf vertrauen, dass du regelmäßig in deine Notizen schauen.

Den Aspekt mit dem Cloud-Backup hast du auch ganz gut erkannt.

Sync über Google Calender läuft bei mir eigentlich ganz gut (habe welche für Arbeit und für senäh). Kontakte hingegen eher mäßig. Wollte vor dem Umzug auf ein anderes iPhone für meine Freundin die Kontakte über das Google Konto syncen. Habe da nicht so richtig durchgeblickt, was warum synct und warum andere Sachen nicht.

Dieses Problem habe ich durch den goldenen Käfig nicht. Innerhalb des Apple-Ökosystems funzt das glücklicherweise ganz gut. Hat eben auch seine Vorteile.

Dropbox-Sync ist wirklich the Shit. Habe ich mal bei Ralf von bohncore drüber geschrieben, wie das bei mir abläuft.

Letztendes ist das alles egal. Wichtig ist einfach, dass du mit dem von dir gewählten System am besten klarkommst. Du musst damit zufrieden sein und deine Arbeit auf die Reihe kriegen. Wenn du digital 5 Minuten pro Tag sparst, irgendwann aber keinen Spaß mehr daran hast, hat niemand etwas davon. Entscheide einfach danach, was du willst und brauchst, und lass dich auf dem Weg dahin von anderen inspirieren. So bin ich zu dem Workflow gekommen, den ich heute pflege. Und der ist auch bei weitem noch nicht perfekt, aber ich bin zufrieden und kriege meine Sachen erledigt. Und das ist wichtig.

Christian:

04.01.2013 14:56

Bin mit OmniFocus sehr zufrieden. Schon einmal probiert?

Enno:

04.01.2013 15:02

@Christian: jap, hatte ich mal, war mir damals™ aber zu überladen. Hatte zwischenzeitlich noch mal überlegt umzusteigen, aber die OmniGroup Produkte sind mir dafür, dass ich mit Things eigentlich zufrieden bin und genau gar nix vermisse, dann doch ein wenig zu teuer =/

Ich weiß aber, dass OmniFocus Things in vielen Sachen voraus sein soll. Ich habs nur nicht für mich entdecken können.

Christian:

04.01.2013 15:40

@Enno. Jo, war bei mir genau anders herum 😉

Things gelöscht und OmniFocus installiert.

Sicherlich teuer – gebe ich aber gerne aus, weil mit einem Tastaturkürzel die Aufgabe angelegt werden kann und dann gleich wieder aus der Birne verschwindet. Egal ob Ipad, iPhone oder Macbook.

Wenn dann Zeit vorhanden ist, können die im Eingangskorb vorhandenen Ergüsse sortiert, bearbeitet und in Kategorien ohne Klickerei abgelegt werden.

Jo und dann sind da noch „all´ die Dinge, die OmniFocus den restlichen Lösungen voraus haben soll“ 😉

So verschieden können unsere Geschmäcker nicht sein, denn Alfred, Transmit, Total Finder und all´ die anderen netten Apps haben wir gemein 😉

Enno:

04.01.2013 21:06

Alles, was du aufzählst, habe ich bei Things auch. In einem schicken Interface, alles per Shortcut steuerbar. Mir fehlt einfach nichts, weswegen ich momentan nicht die Notwendigkeit sehe umzusteigen. Vielleicht später mal, zur Zeit bin ich aber echt zufrieden 😉

Robert Lender:

26.01.2013 01:33

Ich bin dir noch einen Artikel schuldig :)

Wird noch ein wenig dauern, da ich derzeit noch ein wenig mit mehreren Apps herum experimentiere und erst so langsam draufkomme, was mir am besten liegt.

Enno:

27.01.2013 14:43

Keinen Stress, ich warte und freu mich drauf :)

klaus werner:

06.06.2013 22:08

Vielen Dank für den hervorragenden hilfreichen Artikel. Hat mir sehr geholfen. Klaus

Enno:

07.06.2013 08:29

Schön zu hören. Danke Klaus :)

Thomas:

12.07.2013 22:45

Ich hab auch schon alles Mögliche ausprobiert und bin bei Awesome note hd hängengeblieben . da ist eigentlich alles drin. Die App synct mit dem iOS Kalender und mit Evernote.Man kann auch auf ner Art Post- it mal schnell was mit der Hand oder dem Stift schreiben.
Ich bin nicht so der Fan von der Aufteilung auf mehrere Apps, da geht mir der Überblick verloren.
Nur die schnelle Einkaufsliste hab ich extra : Clear .
Manchem mag Awesome note zu verspielt sein,aber Omnifocus und Things sind mir zu grau,zu bürohaft.
Schön wäre noch eine Integration von Siri,wenn es denn mal irgendwann richtig funktioniert.

Gruß Thomas

Enno:

18.07.2013 14:45

Von Awesome Note HD hatte ich bisher noch nichts gehört, sieht aber genau wie für dich gemacht aus, sprich All-In-One. Ich kann den Ansatz verstehen, alles an einem Platz haben zu wollen. Allerdings gibt es in meinem Alltag halt Sachen, die sich eh nicht überschneiden. Deswegen vermisse ich auch keinen Überblick oder so. Das kann aber auch gewachsen sein, gut möglich, dass es alles andere als intuitiv ist.

Das ist ja das coole an der ganzen Workflow-erei: man kann von jedem etwas dazu lernen – oder eben auch nicht 😉 Unterschiedliche Menschen, unterschiedliche Anforderungen.

Den Ansatz von Clear finde ich auch unglaublich cool. Allerdings passt diese App einfach nicht in meinen Workflow. Ich finde auch Task sehr cool, folgt dem gleichen Prinzip. Unterschiede haben die Macher aber selbst auch schon erklären müssen 😀

Bring! – gemeinsame Einkaufsliste in gut | iEnno:

10.01.2014 17:51

[…] zu pflegende Liste, die zwischen verschiedenen Leuten synchronisiert werden kann. Ich habe sogar vor einiger Zeit noch geschrieben, dass ich es auch genau so mache und die Reminders ausschließlich dafür […]

Meine On/Off-Beziehung zu Evernote | iEnno:

25.02.2014 18:51

[…] hat es mit der Speicherung von Notizen aller Art, u.a. auch meinen Ideen für Blogartikel. Recht schnell hat Evernote zudem die klassische […]

Kommentar abgeben